TECHNOLOGIE : Qu’on y soit forcé en période de confinement ou simplement amené à travailler en déplacement, le télétravail apparait de plus en plus dans nos habitudes professionnelles. Que ce soit Hangout de Google, Webex de Cisco, Messenger de Facebook ou encore Teams de Microsoft, il faut dire que les solutions et outils ne manquent pas. Bien qu’ils aient tous des fonctionnalités basiques relativement similaires, nous creusons dans cet article un peu plus l’outils Teams, le champion de Microsoft. Découvrez 5 fonctionnalités dont vous ne pourrez plus vous passer !
5. La création d’équipes
La création d’équipe est l’une des fonctionnalités les plus puissantes de Teams. Elle permet de créer des équipes entre collègues et d’interagir, à différents égards, avec ses membres pour accomplir les tâches à mener ! Cet espace, qui peut ressembler à un forum, est à la fois flexible et modulable. C’est un lieu d’échanges et de mise en commun des projets en cours. Teams permet également d’obtenir un statut sur la disponibilité de nos collègues et contacts en fonction notamment de leur calendrier Outlook. Une fonctionnalité basique qui a tendance à disparaitre …
4. La flexibilité vers les contacts internes et externes
Contrairement à d’autres solutions de visioconférence, Teams permet également à son utilisateur de contacter une personne qui ne serait pas utilisatrice du service ou même externe à son organisation. Un lien d’invitation est simplement envoyé par mail et permet à tous les contacts de se connecter sans le moindre problème. En d’autres termes, fini le besoin de se créer un compte dédié à l’application pour rejoindre une réunion en ligne. Nul besoin non plus d’installer l’application, sa déclinaison web, quasiment en tous points indentique aux versions « desktop » ou « mobile », permet amplement d’utiliser les différentes fonctionnalités « on the go ».
3. La diversité des outils proposés
Teams, bien intégré dans l’écosystème Microsoft, est aussi puissant qu’agile. Par exemple, les conversations, qui intègrent un système d’onglets, permettent d’intégrer directement des documents Word, Powerpoint, Excel afin de collaborer en temps réel sans changer le logiciel. Si ceci est bien pratique pour l’édition de documents, ce n’est pas tout ! Teams permet aussi de faire le lien avec Planner (l’équivalent Microsoft de Trello) voir Trello lui-même – à vous donc la liberté de rédiger des listes de tâches et de les attribuer à vos équipes. En outre, tous les outils intégrables via des codes html peuvent l’être en natif sur la plateforme. On gagne ainsi en temps, en efficacité et en lisibilité !
2. Les outils pour les réunions
La planification, le partage, la participation à une réunion en ligne via Teams sont simplissimes. L’essentiel de ce qui doit être fait en réunion peut l’être de façon numérique. On appréciera donc la présence d’un panel d’outils pratiques pour mettre sur pied des moments productifs. On citera dès lors :
- La prise de note collaborative en temps réel et ce sans jamais quitter l’application.
- La possibilité d’enregistrer la réunion pour partager la vidéo aux absents via la plateforme Stream.
- Le partage d’écran pour aider une présentation ou une démonstration d’outils.
- La possibilité de “flouter” son arrière-plan lors d’une conversation en webcam.
1. La gestion de fichiers
Enfin, si vous avez souvent du mal à retrouver les fichiers qui vous ont été échangés, Teams peut une nouvelle fois vous sauver ! Un onglet complet est consacré à ce volet dans le menu de gauche de l’interface. Vous y trouverez donc tous les fichiers qui se sont échangés au cours de vos dernières réunions, dans vos conversations d’équipes ou individuelles.
Pratique, n’est-ce pas ? Nous, chez Technobel, on adore !